Consenti alle visualizzazioni personalizzate in Excel di risparmiare tempo

Ritieni che sia necessario presentare gli stessi dati Excel in diversi modi per creare una varietà di rapporti? Forse devi ripetere questi stessi rapporti su base settimanale o mensile. Invece di ricominciare da capo ogni volta, valuta la possibilità di creare visualizzazioni personalizzate. Una visualizzazione personalizzata ti consente di specificare determinati criteri per il tuo rapporto e quindi applicarlo ai dati ogni volta che vuoi con pochi clic rapidi.

Possono includere: impostazioni di stampa, righe e colonne nascoste (nascondi ciò che non vuoi mostrare), viste del foglio di lavoro (Normale, Layout di pagina e Anteprima  nastri personalizzati  interruzioni di pagina), celle e intervalli selezionati (qualunque cella o intervallo sia attivo quando crei la vista sarà attiva quando la applichi), livello di zoom, riquadri congelati e dimensioni e posizioni delle finestre.

Creare:

1. Aggiungere le proprietà desiderate al foglio di lavoro

2. Vai alla barra multifunzione Visualizza e fai clic sul pulsante Visualizzazioni personalizzate nel gruppo Visualizzazioni cartella di lavoro

3. Fare clic su Aggiungi quando viene visualizzata la finestra di dialogo

4. Assegna un nome alla visualizzazione

Suggerimento: assicurati di scegliere un nome che descriva la visualizzazione poiché può essere difficile ricordare cosa mostra ciascuna visualizzazione.

5. Decidere se si desidera includere le impostazioni di stampa correnti e rimuovere il segno di spunta in caso contrario

6. Rimuovere il secondo segno di spunta (righe nascoste, colonne e impostazioni del filtro) se si desidera mostrare tutte le righe e le colonne, anche quelle nascoste

7. OK la finestra di dialogo per salvare la visualizzazione

Per vedere se la visualizzazione personalizzata funziona, cancella o modifica il foglio di lavoro, quindi vai alla barra multifunzione Visualizza, gruppo Visualizzazioni cartella di lavoro e fai clic sul pulsante Visualizzazioni personalizzate. Evidenzia la visualizzazione che desideri e fai clic su Mostra.

Nota: le visualizzazioni personalizzate create possono essere utilizzate solo per il foglio di lavoro attivo al momento della creazione della visualizzazione. Sebbene la visualizzazione sia visibile nella finestra di dialogo Visualizzazioni personalizzate da tutti i fogli della cartella di lavoro, se provi ad applicare la visualizzazione, Excel ti riporterà al foglio di lavoro per cui è stata progettata la visualizzazione.

Attenzione: se la cartella di lavoro con cui stai lavorando contiene una tabella (se non sei sicuro che si tratti di una tabella o meno, fai clic sui dati e controlla se viene visualizzata la barra multifunzione Strumenti tabella. Otterrai sempre questa barra multifunzione quando un tabella è attiva), il pulsante di visualizzazione personalizzata è disabilitato. Non importa se la tabella si trova su un foglio di lavoro diverso da quello per cui desideri la visualizzazione; il comando di visualizzazione personalizzata è disabilitato per tutti i fogli di lavoro nella cartella di lavoro.

Se si desidera eliminare una visualizzazione, scegliere la visualizzazione appropriata dalla finestra di dialogo Visualizzazione personalizzata e fare clic su Elimina.

Suggerimento: non puoi modificare una visualizzazione personalizzata, quindi se devi modificarla:

1. Applicare la vista

2. Apporta la modifica

3. Seguire i passaggi precedenti per aggiungere una vista, ma assegnare a questa lo stesso nome della vista che si desidera modificare

Excel farà apparire una finestra di messaggio che ti dice che la vista esiste già e ti chiederà se vuoi eliminare la vista precedente. OK la casella se desideri sovrascrivere la vecchia visualizzazione con le modifiche apportate.

Se ti ritrovi a creare costantemente gli stessi rapporti dagli stessi dati, considera l’utilizzo di visualizzazioni personalizzate. Sii un utente affettivo di Excel lavorando in modo intelligente, non duro.

Reen Rose è un esperto Microsoft Certified Trainer e Microsoft Office Specialist Master.

È stata descritta come “concentrata, divertente e molto efficace”. Reen crede nel guidare le persone a diventare utenti di Microsoft Office potenziati fornendo loro le competenze di cui hanno bisogno per avere successo, in un ambiente coinvolgente e piacevole.